連載 入力代行業務の実務

その3 封筒からの帳票取り出し

自動紙送り機能付きのスキャナには重送検知装置がついているため、機械が止まる原因となる帳票は事前に仕分けておきます。

例えば、記入欄が足りず継紙が貼付されている紙、シールや付箋が貼付されている紙は、自動紙送り機能付きスキャナとの相性が悪いです。

ホチキス止めされている紙はホチキスを外す必要がありますが、順序が崩れないよう細心の注意が必要です。

帳票の角を切断してよい場合、裁断機やカッターを使用して効率よくホチキスを外すことができますが、切断不可の場合は1部毎に手作業で実施する外ありません。

スキャナの読取面が汚れる可能性がある帳票も、事前に仕分けます。

粘着物や油は特に注意が必要で、飲食店のアンケートでは調味料が付着しているケースもあります。

スキャナで入力原票に到着日時や連番を印字すると、後々便利です。

予め顧客の許可を取るとよいでしょう。

スキャン時に紙が機械に引っ掛かり、紙が破損するケースが稀にあります。

また、スキャン後の帳票が床に落下して順序が崩れる事故が起きます。スキャナは作業台の端に置かないことがポイントです。

スキャン作業は、想像以上に事故が起きるので注意が必要です。

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その4 封筒の取り扱い
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